Yritykset kilpailuttavat toimitilavuokrat, vakuutukset ja leasing-kaluston säännöllisesti. ICT- ja viestintäkulut jäävät lähes poikkeuksetta kilpailuttamatta. Ne kuitataan tuloslaskelmassa helposti "muina kuluina" – ja juuri siksi ne kasvavat vuosi vuodelta huomaamatta.
Tämä artikkeli käsittelee sitä, miksi tietoliikenne- ja puhelinkulut ovat yritysten yleisin sokea piste, ja miten ne saadaan hallintaan.
Miksi ICT-kulut jäävät kilpailuttamatta?
Toimitilojen vuokrasopimus on yksi paperi pöydällä. Se on helppo kilpailuttaa. Tietoliikenne- ja IT-palvelut sen sijaan koostuvat kymmenistä sopimuksista useiden operaattoreiden ja palveluntarjoajien kanssa. Laskut tulevat eri paikoista, ja ne on niputettu epämääräisiksi kokonaisuuksiksi.
Neljä syytä, miksi ICT-kulut karkaavat käsistä:
- Hajautetut sopimukset ja laskut. Palveluita ostetaan useilta toimijoilta. Kokonaiskuvan muodostaminen on lähes mahdotonta ilman työkaluja.
- Ei mittareita käytöstä. Ilman dataa ei tiedetä, maksetaanko käyttämättömistä liittymistä tai väärän kokoisista datapaketeista.
- Automaattiset indeksikorotukset. Pienet vuosittaiset korotukset kumuloituvat nopeasti suuriksi summiksi.
- Tiukat irtisanomisikkunat. Jos lyhyt irtisanomisikkuna menee ohi, sopimus jatkuu automaattisesti – ja niin jatkuvat myös kulut.
ICT-kulujen kolme kerrosta
Kulurakenne voidaan jakaa kolmeen osaan. Esimerkkinä keskisuuri yritys, jolla on 180 mobiililiittymää:
Lähes kolmannes kuluista on tyypillisesti optimoitavissa ilman sopimusmuutoksia.
Seitsemän tyypillisintä vuotokohtaa
Yli 700 kilpailutushankkeen perusteella vuotokohdat toistuvat yrityksestä toiseen:
- Nollakäyttöliittymät. Lähteneiden työntekijöiden liittymät, joista maksetaan edelleen kuukausimaksua. Jo 12 tarpeetonta 15 €/kk liittymää = 2 160 €/vuosi turhaan.
- Väärin mitoitetut paketit. Liian pienet datakatot aiheuttavat kalliita ylitysmaksuja. Liian suuret paketit tarkoittavat maksamista tyhjästä.
- Automaattiset indeksikorotukset. Hiljaiset hinnankorotukset, joita ei huomaa ilman laskujen systemaattista seurantaa.
- Unohdetut lisäpalvelut. Kerran tilatut, tarpeettomiksi jääneet palvelut kuten soitonsiirrot, vastaajat ja tietoturvapaketit.
- Käyttämättömät ohjelmistolisenssit. Yritys maksaa sadasta lisenssistä, vaikka vain 80 on aktiivisessa käytössä.
- Tehoton laitehallinta. Vanhoja laitteita ei kierrätetä tai hyödynnetä tehokkaasti.
- Hajautettu hallinta. Eri yksiköt tekevät omia hankintojaan, jolloin menetetään neuvotteluvoima ja kokonaiskuva.
Jos kukaan ei vastaa ICT-kulujen seurannasta, mitään ei tapahdu. Tarvitaan selkeä hallintamalli: kuka kerää tiedot, kuka analysoi ja kuka tekee päätökset.
Vastuu kuuluu luontevasti talousjohdolle, mutta heillä on harvoin työkaluja tai aikaa pureutua operaattorilaskujen ja sopimusehtojen yksityiskohtiin. Siksi ulkopuolinen kumppani, joka on erikoistunut juuri tähän, on usein tehokkain ratkaisu.
Ota kulut haltuun
BidGaten asiakkaat saavuttavat keskimäärin yli 35 % säästöt kilpailutuksen ja optimoinnin kautta. Palvelumalli on riskitön: maksu perustuu ainoastaan todennettuihin säästöihin. Jos säästöjä ei synny, palvelu on ilmainen.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä kiinteät kulut ovat?
Kiinteät kulut ovat liiketoiminnan kustannuksia, jotka pysyvät samoina tuotannon tai myynnin volyymista riippumatta. Tyypillisiä esimerkkejä ovat toimitilojen vuokrat, henkilöstön kiinteät palkat, vakuutukset sekä puhelin- ja internetyhteyksien kuukausimaksut.
Miksi IT- ja puhelinkulut unohtuvat niin helposti?
Ne ovat hajallaan useilla laskuilla ja sopimuksilla, eikä niillä ole yhtä selkeää omistajaa. Kulut piiloutuvat tuloslaskelmaan yleisten nimikkeiden alle, mikä vaikeuttaa kokonaiskuvan hahmottamista.
Kuinka paljon yritys voi säästää IT-kulujen optimoinnilla?
Säästöpotentiaali riippuu nykytilanteesta, mutta ammattimaisella kilpailutuksella ja optimoinnilla asiakkaamme saavuttavat keskimäärin yli 35 % säästöt. Säästöt syntyvät tarpeettomien palveluiden karsimisesta, sopimusten uudelleenneuvottelusta ja liittymien optimoinnista.
Onko IT-kulujen kilpailuttamisessa riskejä?
Ei ammattilaisen kanssa. BidGaten palvelumalli on riskitön, sillä palkkio perustuu ainoastaan todennettuihin säästöihin. Jos säästöjä ei löydy, prosessi ei maksa mitään.
